Fina: Tu administrativa y financiera de IA

Fina recolecta todos los documentos de tu correo, concilia factura y gestiona incidencias por ti.

Índice

1. ¿Quién es Fina?
2. ¿Cómo me ayuda Fina?
3. Primeros pasos con Fina
4. ¿Qué hace Fina por mi?
5. Recolección de documentos y redistribución a los locales
6. Conciliación Inteligente
7. Incidencias proactivas
8. Creación de propuestas de correo al proveedor
9. Notificaciones
10. FAQ: Preguntas frecuentes
11. Plan y contratación

👩 ¿Quién es Fina?

Fina es la primera administrativa y financiera de IA para tu restaurante. haddock ha creado la primera agente con Inteligencia Artificial que realiza acciones por ti para que tu puedas dedicar tiempo a lo que realmente importa.

🤝 ¿Cómo me ayuda Fina?

"Paso horas punteando facturas con albaranes para ver si me han facturado correctamente lo que pedí"
"Dedico horas buscando facturas en el correo para poderlas digitalizar y tenerlas registradas"
"Pierdo mucho dinero con proveedores que no me envían las facturas correctas"

¿Te suenan alguna de estas afirmaciones?

Fina nace para que ayudarte en toda la gestión financiera y administrativa de tu restaurante. Mientras Fina trabaja para ti, tu te ahorras cientos de horas en procesos y cientos de euros en conciliaciones e incidencias.

🚶Primeros pasos con Fina

Antes de empezar a ver el valor de Fina tendrás que hacer dos grandes pasos en la configuración:

• Conectar tu Gmail. Puedes hacerlo accediendo a Fina > Configuración > Activando la configuración de Recolectar facturas de los emails.

• Aceptar Configuraciones: Para asegurarnos que quieres usar todas las funcionalidades con las que te va a ayudar Fina tendrás que activar las tres opciones de configuración que te mostramos en la imagen.

👩 ¿Qué hace Fina por mi?

1️⃣ Recolección de documentos y redistribución a los locales

Fina recolecta todas las facturas de tu correo en tiempo real. Cada 5 minutos revisará tu bandeja de entrada leyendo todos los correos y volcando en haddock todas las facturas o albaranes que encuentre. Te indicará las facturas recolectadas y también las que no haya podido localizar.

2️⃣ Conciliación inteligente

Fina conciliará cada 2 minutos todas las facturas que tengas que haddock y te notificará el resultado de la conciliación para que tomes acción y hables con el proveedor o simplemente seas consciente de todo lo que te ha ayudado Fina.

• ✅ Sin discrepancias: Una conciliación sin discrepancia se considera cuando el proceso de verificación entre la factura y los albaranes asociados se realiza correctamente, sin detectar diferencias en los datos comparados. Esto significa que todos los albaranes proporcionados están incluidos en la factura correspondiente y que tanto los importes totales como las cantidades de los productos coinciden exactamente.

Fina te notificará del resultado positivo de la conciliación que ha encontrado fruto del análisis que ha hecho en la conciliación. Podrás ver el siguiente detalle accediendo a la sección de Conciliación. Encontrarás un banner que indicará el tipo de discrepancia y varias acciones a llevar a cabo con esa conciliación.

• 🟥 Discrepancia desfavorable: Una conciliación con discrepancia desfavorable se da cuando, al comparar los albaranes con la factura, se detecta una diferencia en los importes o precios que resulta perjudicial para el comprador. En estos casos, la factura refleja un precio superior al que figura en el albarán para uno o varios productos, lo que implica que el proveedor ha facturado un importe mayor al acordado o registrado en la entrega.

Fina te notificará de la discrepancia desfavorable que ha encontrado fruto del análisis que ha hecho en la conciliación. Podrás ver el siguiente detalle accediendo a la sección de Conciliación. Encontrarás un banner que indicará el tipo de discrepancia y varias acciones a llevar a cabo con esa conciliación.

• 🟨 Faltan documentos: Una conciliación con faltante de documentos se presenta cuando, al realizar la verificación entre los albaranes y la factura, se detecta que no se han proporcionado todos los documentos necesarios para completar la conciliación. Esto ocurre cuando la factura incluye más albaranes de los que han sido entregados para su comprobación.

Fina te notificará de la falta de documentos que ha encontrado fruto del análisis que ha hecho en la conciliación. Podrás ver el siguiente detalle accediendo a la sección de Conciliación. Encontrarás un banner que indicará el tipo de discrepancia y varias acciones a llevar a cabo con esa conciliación.

• 🟧 Discrepancia a favor: Una conciliación con discrepancia a favor se produce cuando, durante el proceso de verificación entre los albaranes y la factura, se detecta una diferencia de precios o importes que resulta beneficiosa para el comprador. En este caso, la factura presenta un precio inferior al indicado en el albarán para uno o varios productos. Aunque exista esta diferencia favorable, el resto de los albaranes y abonos revisados coinciden correctamente, lo que indica que la discrepancia se limita a un punto específico y no afecta al resto de la conciliación.

• 🟧 No es factura: Una conciliación marcada como “No es factura” corresponde a aquellos documentos que, aunque se presenten en formato de factura, en realidad se tratan de facturas de devolución o abonos. En estos casos, el documento no representa una operación de cobro, sino una corrección o devolución de importes previamente facturados.

3️⃣ Incidencias proactivas

Fina creará incidencias en caso de conciliaciones con DISCREPANCIAS DESFAVORABLES o en caso de conciliaciones con el estado de FALTAN DOCUMENTOS. Las podrás ver todas en la sección de la barra lateral izquierda INCIDENCIAS.

4️⃣ Creación de propuestas de correo al proveedor

Fina te ayudará a redactar un borrador para enviar al proveedor. Puedes acceder a estos borradores desde Incidencias haciendo clic a la incidencia que quieras gestionar.

4️⃣ Notificaciones

Fina te notificará todas las tareas que ha realizado en la pantalla principal. En tiempo real te notificará de todos los documentos que recolecte, todas las facturas que concilie y todas las incidencias que cree. Te lo notificará todo para que no tengas nada de lo que preocuparte.

❓Preguntas frecuentes (FAQ)

• ¿Quién puede usar esta función?

Únicamente aquellos con planes Estándar o Ilimitado.

• ¿Para qué es el botón de Conciliar manualmente?

En el caso que quieras seleccionar nuevos albaranes para conciliar la factura te damos la opción desde este botón.

• ¿Puedo conciliar por proveedor o periodo?

Sí. Filtra por proveedor y fechas antes de ejecutar la IA.

• ¿Qué pasa si una factura no tiene albarán asociado?

Se mostrará con incidencia. Puedes subir nuevos albaranes para que la conciliación pueda ser efectiva.

• ¿Qué pasa si tengo una incidencia creada y también hay algo anotado a mano en el albarán?

No te preocupes, Fina es inteligente y valorará todas las incidencias creadas en haddock, las tendrá en cuenta y no las duplicará.

• ¿Cómo Fina distribuye los diferentes documentos a los locales? 

Por la dirección que aparece en la factura asociada al local. En caso de no encontrarla te lo indicará en la notificación.

• Hay facturas que no se deben conciliar con albaranes, por ejemplo la de suministros o la del alquiler, ¿aparecerán igual pendientes de conciliar?

No, puedes a través de la parte de configuración del proveedor seleccionar que solo recibirás facturas o esperar a que Fina automáticamente detecte que no recibes albaranes de ese proveedor y no te mostrará esa factura para conciliar.

• ¿Qué hace Fina con los albaranes sin cualificar?

Los tiene en cuenta para la conciliación pero te lo indica dentro del estado de la conciliación para que lo tengas en cuenta.

• ¿Cómo busco los albaranes pendientes de conciliar?

Desde Documentos puedes filtrar dentro de Más Filtros por Albaranes y No conciliados y podrás ver todos aquellos que no hayan formado parte de ninguna conciliación.

💼 Plan y contratación

Fina está solo disponible para el Plan Estándar o Ilimitado de haddock.

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Actualizado el: 24/10/2025