Cómo usar Fina para incidencias con proveedores

Fina te ayuda a detectar incidencias de compra durante la conciliación y a preparar el contacto con el proveedor cuando hace falta reclamar o pedir documentación.

Antes de empezar

Para aprovechar este flujo, revisa tres cosas:

• En Fina > Configuración > Incidencias, activa la creación automática de incidencias.
• Si quieres que Fina pueda enviar correos, conecta una cuenta en Fina > Configuración > Email.
• En el proveedor, asegúrate de que exista al menos un contacto con email. Si hay varios, es recomendable marcar el contacto principal para compras.

¿Cuándo crea Fina una incidencia?

Fina crea o actualiza una incidencia automáticamente cuando la conciliación detecta un problema que requiere seguimiento con el proveedor.

Esto ocurre sobre todo en estos casos:

• Faltan documentos: por ejemplo, la factura hace referencia a albaranes o tickets que no están disponibles.
• Hay una discrepancia en tu contra: por ejemplo, te han cobrado de más, se factura algo no entregado o el precio es peor que el que corresponde a la entrega.

No todas las diferencias abren una incidencia. Si la diferencia está justificada o es a tu favor, Fina puede dejar solo una notificación y no generar una incidencia con el proveedor.

¿Cuándo propone un correo?

Fina genera un borrador para revisar cuando detecta que hay que escribir al proveedor, pero no debe o no puede enviarlo sola.

Suele hacerlo en estas situaciones:

• El envío automático de correos está desactivado.
• No hay ninguna cuenta de correo conectada.
• Hay más de una cuenta de correo conectada y Fina no puede decidir cuál usar.
• El proveedor no tiene ningún email de contacto.
• El proveedor tiene varios emails, pero ninguno está marcado como contacto principal para compras.

Además, Fina también puede proponerte correos de seguimiento:

• Si el proveedor responde y hace falta contestarle, Fina puede sugerir una respuesta.
• Si pasan más de 3 días desde el último correo enviado y no hay respuesta, Fina puede proponer un recordatorio.

Importante: los seguimientos y recordatorios se proponen para revisión; no se envían automáticamente.

¿Cuándo envía el correo automáticamente?

Fina solo puede enviar automáticamente el primer correo de la incidencia si se cumplen todas estas condiciones:

• Has activado el envío automático de correos en Fina > Configuración > Incidencias.
• Hay una sola cuenta de correo conectada para el grupo.
• La incidencia está asociada a un proveedor.
• Ese proveedor tiene un email válido de contacto.
• Si el proveedor tiene varios contactos con email, uno de ellos está marcado como contacto principal para compras.

Si falta cualquiera de estos requisitos, Fina no envía el correo y deja una propuesta para que la revises y la envíes manualmente.

¿Qué debe revisar el usuario?

Aunque Fina automatiza parte del proceso, el usuario sigue teniendo que revisar:

• Los contactos del proveedor: que el email sea correcto y, si hay varios, cuál es el de compras.
• La cuenta de correo conectada: que esté activa y sea la que quieres usar.
• Los borradores sugeridos: destinatario, asunto y mensaje antes de enviarlos.
• Las respuestas del proveedor: sobre todo si traen documentos nuevos o requieren una nueva contestación.
• Las incidencias pendientes: tanto en Fina > Tareas pendientes como en Incidencias, especialmente en Pendiente de revisión y Pendiente de respuesta.

¿Qué pasa después?

• Si el proveedor responde con adjuntos, Fina espera a que esos documentos se procesen antes de seguir con la incidencia.
• Si una conciliación posterior deja el problema resuelto, Fina puede cerrar automáticamente la incidencia que había creado.
• Si sigue haciendo falta intervención humana, la incidencia quedará pendiente para que el usuario la revise.

Actualizado el: 06/03/2026